Koordinatorin für Humanressourcen

Brain Corp ist ein in San Diego, Kalifornien, USA, ansässiges KI-Unternehmen, das transformative Kerntechnologien für die Robotikindustrie entwickelt. Unser Ziel ist es, autonome Technologie zu entwickeln, die der realen Welt hilft, besser zu funktionieren. Die Roboter- und KI-Lösungen von Brain helfen Einzelhändlern dabei, sicherzustellen, dass das richtige Produkt zum richtigen Preis und in einer sauberen Umgebung im richtigen Regal steht. Mit der BrainOS®-Roboterplattform, die die weltweit größte Flotte autonomer mobiler Roboter (AMRs) in öffentlichen Bereichen betreibt, bietet Brain Corp aufschlussreiche und effiziente automatisierte Lösungen für die Bodenreinigung und die Bestandsverwaltung an, die Unternehmen und ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, mehr zu erreichen. Brain Corp betreibt derzeit mehr als 30.000 AMRs und stellt damit die größte Flotte ihrer Art weltweit dar. Brain Corp wird durch den SoftBank Vision Fund, Clearbridge und Qualcomm Ventures finanziert.

Als Mitglied des Human-Resources-Teams ist der Human-Resources-Beauftragte (HR-Beauftragter) für die Unterstützung der anderen Teammitglieder und der Brain-Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben zuständig. Der HR Representative unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters, einschließlich Bereichen wie Koordination der Talentakquise, Onboarding, HR-Datenbankmanagement, Compliance, Offboarding, Kommunikation und HR-Anfragen von Mitarbeitern.

Es handelt sich um eine befristete Stelle mit der Möglichkeit einer Vollzeitbeschäftigung, wenn der Bewerber die Erwartungen erfüllt.

Wesentliche Funktionen der Stelle: 

• Pflege, Bearbeitung und Prüfung verschiedener HR-Dokumente, Aufzeichnungen und Daten für das Onboarding und die allgemeine Mitarbeiterverwaltung
• Unterstützung bei der Koordinierung von Einstellungsverfahren, einschließlich der Planung von Vorstellungsgesprächen, der Beantwortung von Bewerbungen, der Aktualisierung des ATS (Greenhouse), der Überarbeitung von Stellenbeschreibungen und der Verwaltung von Stellenausschreibungen
• Unterstützung des Praktikumsprogramms durch Überprüfung von Lebensläufen, Kommunikation mit Bewerbern, Planung von Vorstellungsgesprächen und Veranstaltungen sowie Teilnahme an Veranstaltungen auf dem Campus nach Bedarf
• Unterstützung bei Prüfungen durch Zusammenstellung von Daten und Beschaffung der erforderlichen Dateien oder Dokumente
• Unterstützung bei verwaltungstechnischen Aufgaben im Zusammenhang mit der Einwanderung, um eine rechtzeitige Einreichung und Bearbeitung zu gewährleisten (z. B. Drucken, Zusammenstellen, Ablegen, Einreichen von Fragebögen und Einleiten von Fällen)
• Beantwortung von Anfragen von Mitarbeitern, Bewerbern, Managern und Beratern, Bereitstellung von Informationen und Beratung nach Bedarf
• Pflege und Aktualisierung von HR-Datenbanken und elektronischen Ablagesystemen (z. B. Organisation von Mitarbeiterakten und gemeinsam genutzten HR-Laufwerken)
• Erstellung von Berichten über Beschäftigung, Personalbestand, Umsatz und andere wichtige Personalkennzahlen
• Sicherstellung der Einhaltung aller geltenden Gesetze, Vorschriften und Verpflichtungen des Unternehmens

• Onboarding:
• Initiieren und Überwachen von Hintergrunduntersuchungen
• Einreichen von IT-Anträgen für Neueinstellungen
• Planung und Durchführung von Orientierungsveranstaltungen
• Kommunikation mit Einstellungsleitern und neuen Mitarbeitern
• Aufnahme neuer Mitarbeiter in das HRIS, Ausfüllen von I-9s und Führen der Dokumentation
• Offboarding:
• Entwurf von Kündigungsunterlagen und Planung von Austrittsgesprächen
• Übermittlung von Kündigungen und entsprechende Aktualisierung der Systeme
• Kommunikation mit ausscheidenden Mitarbeitern und Koordinierung der Rückgabe von Firmeneigentum (falls zutreffend)
• Sicherstellung der rechtzeitigen Erledigung aller mit der Kündigung verbundenen Aufgaben

• Zusammenarbeit mit dem Veranstaltungsausschuss bei der Planung und Durchführung von Mitarbeiterveranstaltungen
• Kreativität und strategisches Denken einbringen, um die Zusammenarbeit, die Vielfalt und die Eingliederung in verschiedenen Regionen zu fördernUnterstützung der Verwaltung von Sozialleistungen (Gesundheit, Sozialleistungen und 401(k)), Beantwortung von Fragen der Mitarbeiter und Überwachung von Dateieinspeisungen im Hinblick auf potenzielle ProblemeAktualisierung und Pflege von Plakaten zum Arbeitsrecht auf Landes-, Bezirks- und Stadtebene

• Überwachung des Posteingangs der Personalabteilung und Erledigung von Verwaltungsaufgaben (z. B. Aktenanfragen, allgemeine Anfragen, Beschäftigungsnachweise); gegebenenfalls Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung
• Verwaltung der HR-bezogenen Mitarbeiterkommunikation, einschließlich des Versands von Erinnerungen, Slack-Updates und der Planung von Besprechungen
• Pflege und Aktualisierung der HR-Website, einschließlich Richtlinien, Informationen zu Sozialleistungen und Aufzeichnungen von Sitzungen
• Beaufsichtigung der HRIS-Verwaltung, Bearbeitung von Mitarbeiterwechseln, Überwachung von Standortaktualisierungen, Verwaltung von lohnbezogenen Anpassungen und Aktualisierung von Stellencodes
• Anpassung an die sich ändernden Bedürfnisse des HR-Teams, wenn das Unternehmen wächst
• Unterstützung anderer Aufgaben und Projekte nach Maßgabe des Auftrags

Anforderungen an Ausbildung und/oder Berufserfahrung: 

• High School Diploma und 3 Jahre Verwaltungserfahrung, vorzugsweise in der Personalabteilung oder einem Unternehmensteam; ODER
• Bachelor-Abschluss in Personalwesen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich (bevorzugt) oder aktive Vorbereitung auf den Abschluss und mehr als 1 Jahr Erfahrung in einer Verwaltungsfunktion, vorzugsweise in einem Personal- oder Unternehmensteam.

 

Erforderliche Kenntnisse, Fertigkeiten, Fähigkeiten und sonstige Eigenschaften: 

• Beherrschung von Word, Excel, PowerPoint und Google Suite
• Fähigkeit, eine akribische Aufmerksamkeit für Details zu bewahren
• Fähigkeit, bei vielen Aufgaben Prioritäten zu setzen und bei Bedarf mit einem Sinn für Dringlichkeit zu handeln
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägte Fähigkeiten zur Problemlösung, zum Zuhören und zur Organisation
• Fähigkeit, ein hohes Maß an Vertraulichkeit zu wahren

 

Dinge, die einen Unterschied machen:

• Vertrautheit mit HRIS-Plattformen und Bewerberverfolgungssystemen
• Fähigkeit, die Initiative zu ergreifen, Bedürfnisse vorauszusehen und in einem schnelllebigen Umfeld selbständig zu arbeiten

 

Körperliche Anforderungen:

Die hier beschriebenen körperlichen Anforderungen sind repräsentativ für die Anforderungen, die ein Arbeitnehmer erfüllen muss, um die wesentlichen Funktionen dieser Stelle erfolgreich auszuführen. Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um Menschen mit Behinderungen die Ausübung der wesentlichen Funktionen zu ermöglichen. Wesentliche Funktionen können die Aufrechterhaltung der körperlichen Verfassung erfordern, die für längeres Sitzen, Gehen oder Stehen erforderlich ist; die Bedienung eines Computers und einer Tastatur; die Verwendung der Hände zum Fingern und Greifen; Sprechen und Hören in normaler Raumlautstärke; die Sehschärfe, um die Genauigkeit, Sauberkeit und Gründlichkeit der zugewiesenen Arbeit zu bestimmen oder um allgemeine Beobachtungen von Einrichtungen oder Strukturen zu machen; Schieben oder Ziehen von bis zu 20 Pfund.

Arbeitsumfeld:

 

Die hier beschriebenen Merkmale der Arbeitsumgebung sind repräsentativ für diejenigen, denen ein Arbeitnehmer bei der Ausübung der wesentlichen Funktionen dieser Tätigkeit begegnet. Der Lärmpegel in der Arbeitsumgebung ist in der Regel leise bis mäßig. Die Beschäftigten sind einer typischen Büroumgebung mit Computern, Druckern und Telefonen ausgesetzt

Gehaltsspanne:

Die voraussichtliche Gehaltsspanne für Kandidaten, die in San Diego, Kalifornien, arbeiten, liegt zwischen $25,50 und $29,00. Das endgültige Gehalt, das einem erfolgreichen Kandidaten angeboten wird, hängt von mehreren Faktoren ab, zu denen u.a. die Art und Dauer der Erfahrung in der Stelle, die Art und Dauer der Erfahrung in der Branche, die Ausbildung usw. gehören. Brain Corp ist ein Arbeitgeber, der in mehreren Bundesstaaten tätig ist, und diese Gehaltsspanne spiegelt möglicherweise nicht Positionen wider, die in anderen Bundesstaaten ausgeübt werden.